Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi 

Pazar Yazıları No: 019

Belki farkında değiliz ama hayatımızdaki en değerli şeylerden biri de sağlıkla birlikte zaman. Hızla akıp gitmesi bir tarafa, yeni teknolojiler ve sosyal medya araçları ile muhtemelen pek çoğumuz zamanımızı verimli biçimde kullanamıyoruz. (Bakınız Johann Hari "Çalınan Dikkat" kitabı) İşlerimizi ya erteliyoruz,  ya savsaklıyoruz ('procrastination' deniyor buna) ya da çok daha düşük kalitede verimsiz işler çıkartıyor ya da son ana sıkıştırıp çok daha verimsiz sonuçlar alarak işlerimizi yaptığımızı zannediyoruz. Sonuç ise berbat bir zaman israfı. Üstelik telafisi de yok. 

Elbette aramızda bunu çok başarılı yapanlar vardır. Onlar müstesna elbette. Zira zamanın efendisi olabilen bir kimsenin başaramayacağı hedefi yok gibi... Bunu küçük hedeflere bölerek ilerlemek de en sağlıklı ve güvenilir olanı (Bakınız Stephen Guise "Mini Alışkanlıklar" kitabı). 

Kişisel anlamda zaman bana hep büyülü bir kavram gibi geldi.  Döngüsel bir hayatta çizgisel bir doğrultuda ilerlemeye çalışırken, geriye dönemediğiniz, ama ileride ne olduğunu da bilemediğimiz ve adına 'an' dediğimiz lahzalara sıkışmış ve her biri pırlanta değerindeki dakikalardan oluşan sonsuz bir kolye gibi zaman. Ama diğer taraftan da öngörülemez biçimde anlık bir sonluluk ve fanilik içeren bir kavram. Kolyenin ipi kopup her an dağılabilme riski de var sıkı bağlamaz iseniz inci tanelerini... 

Zamanın efendisi olmak için neler yapmalı konusuna biraz kafa yormaya çalışıyorum - hele de yeni bir yıla girdiğimiz bu günlerde. 

Hepinizin işine yarayabilecek bir kaç yöntemi derledim. Bu konuda gerçekten güzel yöntemler var... Basit olarak ana başlıklar şöyle sıralanabilir, bakmaya değer:

Zaman Yönetimi Teknikleri

 * Pomodoro Tekniği: 25 dakika çalışıp 5 dakika mola verme şeklinde döngüler oluşturarak odaklanmayı artırma yöntemidir. Örneğin, bir makale yazarken 25 dakika kesintisiz yazıp, sonra 5 dakika mola verebilirsiniz.

 * Buffet Tekniği: Farklı görevleri kısa sürelerde yaparak çeşitlilik sağlama ve motivasyonu yüksek tutma yöntemidir. Örneğin, 20 dakika e-posta kontrolü, 20 dakika rapor yazma, 20 dakika toplantı hazırlama gibi.

 * 4-5-2,5 Tekniği: Günde 4 saat önemli işlere, 5 saat diğer işlere ve 2,5 saat dinlenme ve hobilere ayırma prensibine dayanır.

 * 3-3-3 Tekniği: Üç önemli görevi belirleyip her birine üçer saat ayırma yöntemidir.

 * Eisenhower Matrisi: Görevleri önem ve aciliyetlerine göre dört kategoriye ayırarak önceliklendirme yöntemidir.

 * Time Blocking: Zaman dilimlerini belirleyip her birine farklı görevler atayarak gününü planlama yöntemidir.

 * Kanban Yöntemi: Yapılacak işleri görsel bir panoda takip ederek ilerlemeyi takip etme yöntemidir.

 * Eat the Frog: Günün en zor işini en başta yaparak güne başlama yöntemidir.

 * Pareto Prensibi: Çabaların %80'inin sonuçların %20'sinden geldiğini belirten prensiptir.

 * Hızlı Planlama: Günü başında kısa bir plan yaparak gün boyunca ne yapacağına karar verme yöntemidir.

Diğer Teknikler:

 * ABC Analizi: Görevleri A (çok önemli), B (önemli) ve C (az önemli) olarak sınıflandırma.

 * 168 Saat Tekniği: Haftada 168 saat olduğunu hatırlatarak zamanı daha etkin kullanmaya teşvik etme.

 * Kafein Şekerlemesi: Çalışma sırasında kısa molalar vererek enerjiyi yükseltme.

 * 1-3-5 Tekniği: Günde bir büyük, üç orta ve beş küçük görev belirleme.

Örnek Senaryo şöyle olabilir:

 * Sabah: Pomodoro tekniğiyle rapor yazmaya başla.

 * Öğle: Buffet tekniğiyle e-postaları (mesajları) kontrol et, toplantı (görüşme, iş ve/veya buluşma) notlarını düzenle ve kısa bir yürüyüş yap.

 * Öğleden Sonra: Eisenhower matrisi ile görevlerini önceliklendir ve en önemli olanıyla başla.

 * Akşam: Kanban panonu kontrol ederek günün sonunda ne kadar iş tamamladığını gör.

Peki Hangi Teknik Senin İçin Uygun?

Hangi tekniğin senin için en uygun olduğu kişiliğin, çalışma tarzın ve iş yüküne göre değişir. Farklı teknikleri deneyerek kendi için en uygun olanını bulabilirsin.

Ek İpuçları:

 * Araçlar Kullan: Zaman yönetimi uygulamaları veya dijital takvimler sana yardımcı olabilir.

 * Esnek Ol: Günlük planlar değişebilir, bu yüzden esnek olmaya çalış.

 * Mola Vermek Önemli: Düzenli aralıklarla mola vererek daha verimli çalışabilirsin.

Unutmayın ki: Zaman yönetimi kişisel bir süreçtir. Kendine en uygun yöntemleri bulmak ve düzenli olarak uygulamak önemlidir.

5 Ocak 2025 Pazar 

Ankara